Elektronisches Dokumentenmanagementsystem für die Regierung | sX-Space.Government ist ein elektronisches Dokumentenmanagement-System für staatliche Stellen auf unterschiedlichen Ebenen, das speziell für Behörden bzw. die Verwaltung relevante – neben klassischen – DMS-Funktionen bietet.

Elektronisches Dokumentenmanagementsystem für die Regierung | sX-Space.Government ermöglicht die Automatisierung von internen und externen Prozessen sowohl für Papier- als auch für digitale Dokumente, verkürzt die Bearbeitungszeit von Anträgen und sonstigen Bürgeranfragen, bietet eine Infrastruktur für die elektronische Terminvereinbarung (und verkürzt damit Wartezeiten), beschleunigt die Erledigung von Routineaufgaben, minimiert die Fehlerrate bei der Dokumentenverarbeitung und erhöht die Disziplin bei der Ausführung der Arbeitsschritte.

Kernfunktionen:

Kernfunktionen:
  • Aufgabenbearbeitung: Empfang, Ausführung, Benachrichtigungen
  • Eingehende Dokumente: Verwaltung von Dateien und Beschlüssen
Kernfunktionen:
  • Erfassung der auf unterschiedlichen Wegen eingehenden Korrespondenz
  • Ausgehende Dokumente: Verwaltung von Dateien und (E-Mail)-Nachrichten, die im Namen der Organisation versandt werden
Kernfunktionen:
  • Interne Dokumente: interner Dokumentenfluss, Korrespondenz, Infrastruktur für gemeinsame Arbeit an Dokumenten
  • Protokolle zu Terminen, Meetings und Vertragserstellung
Kernfunktionen:
  • Verträge: Verhandlung, Freigabe, Unterzeichnung und Abwicklung von Verträgen und Zusatzvereinbarungen
  • Unterstützung digitaler Signaturen
  • Bots für Viber und Telegram
Zusatzfunktionen & allgemeine Informationen:
  • Management und Steuerung des Dokumentlebenszyklus: Erstellung, Ablage, Versionierung, Freigabe, Formatumwandlung, Archivierung etc.
  • Schlanker Client – modernes adaptives Design, webbasiert (benötigt nur einen Webbrowser)
  • Modul zum Personalwesen – Integration mit internen LDAP- und HR-Systemen, Automatisierung von HR-Prozessen
Zusatzfunktionen & allgemeine Informationen:
  • Funktionen für Vertretungsregelungen
  • Dokumentfreigabe (parallel, sequentiell, gemischt), mächtiger Freigabepfad-Designer, automatische Festlegung der primären und sekundären Ausführungsberechtigten
  • Verbindungen zwischen Dokumenten, Verwaltung und Veränderung von Vorlagen
Zusatzfunktionen & allgemeine Informationen:
  • Ablaufsteuerung, Anpassung von Eskalationsstufen
  • Erweiterte Suchfunktion für Dokumente, inklusive Volltextsuche (Inhalt)
  • Terminkalender, Ressourcenplanung, Integration mit Microsoft Exchange-Kalender, Google Kalender
Zusatzfunktionen & allgemeine Informationen:
  • Integration in die Cloud-Dienste Google Drive/Google Document, Unterstützung der OnlyOffice-Suite
  • Rechtevergabe- und Steuerungssystem
  • Mächtige Werkzeuge für die Bereitstellung von Berichten, große Zahl an eingebetteten Vorlagen
  • Support von Multilevel-Versionierung von Dokumenten inklusive Versionsvergleichen

Vorteile:

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Zentrale Installation: Systemimplementierung in der Cloud auf oberster staatlicher Ebene und Verknüpfung mit darunterliegenden Ebenen
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Lokale Installation/private Clouds: Möglichkeit zur Implementierung in voneinander unabhängigen Regionen
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Konformität mit den Anforderungen europäischer Kryptografie-Standards und dem Standard StDSTU-4145-2002 (National Ukrainian Standard of Digital Signature based on Elliptic Curves, Level G2)
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Breite Möglichkeiten für Anpassung und Weiterentwicklung: eigene Prozesse, Berichte und Formulare, ohne Programmierung
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Integration mit anderen Informationssystemen
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Vollständige Integration in das System der elektronischen Interaktion von Exekutivorganen, Version 2.0, Unterstützung für alle verfügbaren Geschäftsszenarien
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Verwendung moderner Technologien zur Benutzeridentifikation und Authentifizierung: Bank- oder Mobile ID, digitale Signatur (jeweils entsprechend den gültigen nationalen Vorschriften)
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Adaptives Design der Webanwendung, mobile Anwendungen für iOS und Android
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Unterstützung von horizontaler und vertikaler Skalierung; Möglichkeit zur Einrichtung fehlertoleranter Konfigurationen, um eine hohe Kundenservice-Qualität garantieren zu können
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Lösung wird auf der Open Source-Platform Alfresco Community Edition entwickelt, erlaubt somit die Implementierung auf Basis einer freien Software
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