Электронный архив документов | sX-Space.Archive – это универсальная система не только для хранения электронных документов. С одной стороны, с одной стороны, наиболее важные задачи архивирования могут выполняться автоматически, а хранение документов может выполняться легко и безопасно. Также возможен эффективный поиск и дальнейшее использование самых разных типов документов. Система также предлагает функции для управления всем жизненным циклом документа – от первой записи до истечения сроков хранения, которые требуют либо правовых норм, либо внутренних спецификаций организации (органа, компании и т. Д.).
Elektronisches Dokumentenarchiv | sX-Space.Archive ermöglicht die strukturierte Ablage von Dokumenten in elektronischer Form, minimiert die Kosten für die Aufrechterhaltung papierbasierter Archive, beseitigt das Risiko der Beschädigung oder des Verlustes von Dokumenten und erhöht ganz allgemein die Effizienz des Dokumenten-Workflows.
Funktionen:
- Dokumente registrieren
- Suche nach/Durchsuchen von Akten, Aktenbänden und Dokumenten, inklusive Volltextsuche (Inhalt)
- Automatische Konvertierung von Dokumenten in das PDF/A-Format
- Scannen von Papierdokumenten, Barcode-Druck, Import in elektronisches Dokumentenarchiv, inkl. Dokumente mit digitaler Signatur
- Unterstützung des ASiC-Formats entsprechend dem EU-Standard ETSI EN 319 162 ASiC (Associated Signature Containers) zur Verwendung von elektronischen Signaturen beim digitalen Dokumentenmanagement
- Überprüfung der Arbeitsabläufe, Vernichtung von Dokumenten (Prozessmodellierung und Freigabe), Weiterleitung von Akten an Abteilungen
- Festlegung der Verfahren für Aufnahme & Verteilung von Dokumenten
- Registerkarten für Akten, Aktenbände und Dokumente, Druckausgabe für Registerkarten
- Tool für die Vergabe von Nummern (Vorschriften für Nummerierung)
- Neuordnung und Schließen von Akten, Aktenbearbeitung, vorläufig angelegte Akten
- Einrichtung und Freigabe von Beschreibungen
- Instrumente für die An- und Ablage von Akten gemäß den Vorgaben aus vorhandener oder benötigter Ablagestruktur nach einheitlich definierten Aktenplänen, Aktenstruktur für unterschiedliche organisatorische Einheiten
- Erstellung von Plänen auf der Basis von älteren, bereits vorhandenen Plänen, Freigabe von Aktenplänen
- Erstellung einer gedruckten Form für Aktenpläne
- Unterstützung papierbasierter Archive, Ordnungssystem und Vorschriften für die physische Ablage von Papier-Dokumenten
- Automatische Prozesse für Entnahme und Rückgabe von Akten, Aktenbänden und Dokumenten
- Übertragung von Dokumenten an externe Ablageorte/Outsourcing der Dokumentablage
- Übersicht über (neu) aufgenommene und die aus dem System entfernten Dokumente
- Statistische Berichte zu Aktenplänen, Erstellung weiterer Berichte, Möglichkeit zur Anbindung eines Berichtdesigners
- Import des Gruppen-/Rollenkonzepts aus externen Systemen
- Konfiguration der Zugriffsrechte-Matrix in Abhängigkeit von der Organisationstruktur, den Rollen und dem Aktenplan
- Unterstützung digitaler Signaturen
Vorteile:
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